ด้วยความวุ่นวายของ Project หลาย ๆ อย่าง ข้อมูลที่ต้อง Keep Track และ Research ที่ต้องวิ่งไปวิ่งมาในแต่ละวัน ทำให้พยายามมองหาระบบจัดการอะไรซักอย่างมาช่วย ส่วนตัวเป็นคนคอยตามอ่านเวลาคนแชร์เกี่ยวกับ Workflow หรือ Productivity คอยดู YouTube ไม่ก็ถามพี่ ๆ น้องๆ ว่า Tool ตัวไหน Method ไหนที่เขาว่าเวิร์คก็เอามาลอง (ไม่เวิร์คก็ยังเอามาลอง) จนกระทั่งคิดว่าเมื่อปีที่แล้ว น่าจะไปได้ยินเกี่ยวกับ Concept The Second Brain ของ Tiago Forte ในวิดีโออะไรซักอย่าง ซึ่งหน้าพี่ Tiago แกจะคล้าย ๆ Elon Musk เวอร์ชั่นซูบผอม (และพูดรู้เรื่องมากกว่าหน่อย) ลองไป Search ดูได้
The Second Brain เป็น Method + Mindset ในการ Manage ข้อมูลและ Knowledge หรือถ้าเรียกแบบเป็นทางการหน่อยก็คืออยู่ใน Field ของ Knowledge Management ซึ่งหลายคนบอกว่าเป็นขั้นถัดไปของ Productivity หลัก ๆ ไอเดียมาจากที่ว่าสมองมนุษย์เรา มีไว้เพื่อคิด และ Generate Idea ไม่ได้มีไว้เพื่อ Store Information (นึก ๆ ดู สมัยนี้มีมนุษย์คนไหนจำเบอร์โทรเพื่อนได้มั่ง?)
เพราะงั้น Concept นี้เลยเป็นการแนะแนวทางเพื่อการ Utilize Digital Tools ต่าง ๆ ในยุคปัจจุบันเพื่อทำหน้าที่เป็นเสมือน “The Second Brain” เพื่อเอาไว้จดจำแทนเรา และสามารถดึงออกมาใช้ต่อได้ง่าย ๆ เหมือนราวกับว่าเรามีหน่วยความจำเพิ่มขึ้นยังไงอย่างงั้น บร๊ะ! ซึ่งตอนแรกก็ไม่ได้สนใจอะไรมาก ออกแนวค่อนข้าง Skeptical เพราะดู Source ข้อมูลส่วนใหญ่มันออกไปทาง Scam ๆ นิด ๆ แต่สุดท้ายก็ไม่ได้คิดไรมาก Why don’t I just give it a try ฉันคิด to myself 🤷♂️
ปรากฏว่าพอ Research ไปเรื่อย ๆ มัน Profound มาก! มากกว่าที่คิดไปอีก! ตอนแรกต้องบอกว่าแอบต้องไปตามเก็บข้อมูลจากข้อมูลแหล่งนู้นแหล่งนี้ เพราะ The Second Brain ยังไม่ได้แพร่หลายขนาดนั้น หนังสือแกก็ยังไม่ออก ส่วนใหญ่จะเป็นคลิปที่แชร์ข้อมูลกันในหมู่ YouTuber สาย Productivity ซะมากกว่า หรือไม่ก็ต้องไปตามอ่านใน Blog ของพี่ Tiago เอง จะหาอ่านครบ ๆ ฉบับสมบูรณ์จากที่เดียวค่อนข้างจะยากซักเล็กน้อย ซึ่งก็เลยเป็นที่มาว่าอยากมาลองเขียนแชร์ เผื่อว่าจะเป็นประโยชน์กับสาธุชนคนผู้อ่านทั้งหลาย (ซึ่งอาจจะแบ่งเขียนเป็นหลาย Part ยังไงก็ขอขอบพระคุณในความอดทนมา ณ ที่นี้ 😅🙏)
เบื้องต้นถามก่อน ใครมีปัญหามั่งในแง่ของการ Organize พวก Notes, Documents, Slides, To-do Lists, Assets อื่น ๆ เพราะมันกระจายหลายที่ และบางทีก็ไม่รู้จะจับกลุ่มยังไงสำหรับข้อมูลที่ไม่ได้ Specific กับ Project ใด Project หนึ่งขนาดนั้น
ฉันหน่ะสิ! ฉันหน่ะสิ!
ซึ่งโดยไอเดียของ The Second Brain เขาค่อนข้างจะเปิดในแง่ของ Tool ที่จะใช้ และไม่จำเป็นที่จะต้องหา Tool เดียว To rule them all เพราะข้อมูลในปัจจุบันมันซับซ้อน และหลากหลายเกินกว่าที่ Tool ตัวเดียวจะจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพไปซะทุกอย่าง ขอแค่ว่าทุก Tool ให้ Organize foldersใน Way เดียวกันโดยให้จัดทุกอย่างเข้า Category ดังต่อไปดังนี้
- Projects — ตรงตามชื่อ อะไรที่มีความเป็น Project มี Goal/Definiton of Done และวันจบที่ชัดเจน เช่น Landing Page Development V2
- Areas — เป็นสิ่งที่จะต้องทำหรือ “Maintain” โดยที่ไม่มีกำหนดเวลาที่ชัดเจนว่าจะจบเมื่อไร เช่น Personal Finance, Health เป็นต้น
- Knowledge — เป็น Information ที่เราโน้ตไว้ โดยที่อาจจะไม่ได้ Actionable ขนาดนั้น แต่อาจจะมีประโยชน์ภายหลัง เช่น Saved video เกี่ยวกับการทำ SEO หรือ Web Development Stack 2022
- Archives — อื่น ๆ ที่คิดว่าคงไม่ได้หยิบมาใช้เร็ว ๆ นี้
ซึ่งข้างในแต่ละ Category ก็สามารถจัดกลุ่มสร้าง Folder ได้เลย แต่แนะนำว่าข้างในอย่า Overthink เกินไป ไม่จำเป็นต้องจัดกลุ่มย่อย ๆ ข้างในอีก ถ้าจะหาของก็ให้เน้น Search เอา (เอาเป็นว่า อันนี้แล้วแต่ความ OCD ละกัน แต่อย่าไปเป็นทาสของมันจนเกินไป)
ข้อดีของการจัดแบบนี้เหมือน ๆ กันในทุก ๆ App/Tool ก็คือ เวลาจะหาอะไรก็หาเจอ เพราะ Structure ของ Folder ข้างในมันคล้ายกัน อีกอย่างคือมันช่วยให้เราจัดกลุ่มก้อนความคิดของสิ่งที่ค้าง ๆ อยู่ในหัวเราให้เป็นไปตามระบบนี้ด้วย ซึ่งผมว่ามันค่อนข้าง Make Sense ประมาณนึง ถึงแม้ว่าการจัดแบบนี้จะไม่ได้ Consider ในมุมของ Time หรือ Urgency เข้ามาด้วยก็ตาม แต่ถ้าเราสังเกตดี ๆ ข้อ 1–4 มันจะเรียงไล่ระดับจากสิ่งที่ Actionable มากไปน้อย ซึ่งก็สอดคล้องกับ Nature ในการใช้งาน “The Second Brain” ซึ่งคือ ยิ่งข้อมูล Relevant กับปัจจุบันมากแค่ไหน มันจะยิ่งมากองอยู่แถว ๆ Projects ไม่ก็ Areas ทำให้หยิบใช้งานได้ง่าย และบ่อย
อีกอย่างที่คิดว่าเป็นคุณูปการสำคัญก็คือ มันทำให้เรา Prioritize ของต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น และไม่ Underestimate effort ที่จะต้องใช้ในการ Complete จนเกินไป เพราะเราจะค่อนข้างมอง Commitment หรือสิ่งที่เราจะทำเป็น “Project” หรือ “Area” มากขึ้น ซึ่งจะทำให้เราไม่ Say yes ง่ายจนเกินไป เวลามีคนอื่นพยายามยัด Agenda ของของตัวเองเข้ามาให้เรา
ในแง่ของการใช้ Tool จริง ๆ มันก็มีอีกสายนะที่พยายามจะรวมทุกอย่างในที่เดียว ส่วนใหญ่สายนี้จะพยายามรวมทุกอย่างใน Notion ซึ่งส่วนตัวรู้สึกว่ามันไม่เวิร์คเพราะ High Maintenance/Upkeep ไป ไม่ได้มีเวลาว่างขนาดนั้น ส่วนใหญ่จะใช้ Apple Notes มากกว่า เพราะอยากได้อะไรที่ Capture ได้เร็ว ๆ และไม่รู้สึกเกร็งทุกครั้งที่คิดอะไรโง่ ๆ ออกมาแล้วอยากจะจด หรือขีด ๆ เขียน ๆ เข้าไป หรือจะ Save clip/บทความ นู่นนี่ก็กด Add เข้าไปได้ ไม่ต้องมาคิดมากว่าจะ Add ในไหน ส่วนนอกนั้นก็ใช้ Fantastical Calendar, Cloud Services (GG Drive, Dropbox, iCloud, Adobe Create Cloud, OneDrive ขึ้นกับ Project และคนที่แชร์), และ Project Management Tool อื่น ๆ เช่น (Jira, Trello, Notion พวกนี้ก็ขึ้นอยู่กับว่าแต่ละโปรเจ็ค ในทีมใช้อะไร)
Section คั่นสำหรับคนไม่แน่ใจเรื่อง Tool ใครรู้แล้วข้ามไปได้เลยครับ
- Cloud Storage: Google Drive, Dropbox, OneDrive, iCloud Drive, Adobe Creative Cloud (ถามว่าฉันมีตัวไหนบ้าง ทุกอันจ้า 💰💰)
- Shared Documents: Google Docs/Sheets/Slides, Microsoft Offices 365, Apple Pages/Numbers/Keynotes
- Note Taking: Apple Notes, Notion, Evernote, Google Keep, MS OneNote, Bear, Roam Research
- Scribbles: GoodNotes, Apple Notes
- To-dos: Apple Notes, Apple Reminders, Things 3, Microsoft To Do, Todoist
- Calendar: Google Calendar, Fantastical Calendar
- Project Management: Trello, Notion, Monday, Asana, Jira
- Emails: Google Gmail, Spark
- Web Clipping: Pocket, Instapaper, Notion, Apple Notes, Evernote
ขออนุญาตแนะนำเท่านี้ คิดว่าพี่ ๆ น้องๆ หลายท่านน่าจะเคยใช้มามากกว่าผม สามารถแนะนำไว้ใต้คอมเม้นได้เลยครับ
.
ประมาณนี้ครับสำหรับ Part แรก กับแนวคิดคร่าว ๆ ในการจัดการข้อมูล ซึ่งหวังว่าจะมีประโยชน์ในการนำไปประยุกต์ใช้ในชีวิตของแต่ละคนนะครับ เดี๋ยว Part ถัดไปจะมาพูดถึงว่ามันมี Process อะไรที่แนะนำในการทำเพื่อให้ได้ประโยชน์จาก The Second Brain มากที่สุด รวมถึง Maintain ได้แบบไม่ต้องวุ่นวาย หรือใช้เวลามากนัก แล้วเจอกันตอนหน้าครับ!
[The Second Brain Series 🧠2️⃣ — EP 1|| EP 2]
